Cerchi come pianificare un evento o consigli sulla pianificazione di un evento?

Sei nel posto giusto. Ecco di seguito alcuni passi da tenere presente se stai organizzando il tuo prossimo grande evento.

Sviluppa gli obiettivi del tuo evento  

Il primo passo nella pianificazione del tuo evento è stabilire obiettivi tangibili.

Per prima cosa, inizia chiedendoti: perché stai organizzando questo evento e cosa speri di ottenere?

Se conosci gli obiettivi chiave della tua organizzazione prima della pianificazione, puoi assicurarti che ogni parte del tuo evento sia ottimizzata per il successo.

Stai cercando di aumentare la consapevolezza per una causa o raccogliere una quantità predeterminata di donazioni per il tuo prossimo progetto? Speri di attirare 50 o 500 ospiti?

Stabilire un obiettivo con metriche quantificabili di successo renderà più facile per il tuo team assicurarsi di raggiungerli.

Organizza la tua squadra  

Ogni evento richiede uno sforzo concertato di squadra per gestire tutti i dettagli. Considera l’idea di identificare un Event Manager o un Event Chair chiave nonché singoli Presidenti per i sottocomitati, come:

• gestione del locale;
• altoparlanti;
• divertimento;
• pubblicità;
• sponsor;
• gestione dei volontari.

Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre a impedire che le attività cadano nel dimenticatoio. Inoltre, ti consentirà di delegare, ma non dimenticare di tenere conto delle riunioni del comitato nel calendario del tuo programma di eventi!

Stabilisci il tuo budget

Stabilire il budget del tuo evento è una delle parti più importanti della pianificazione di un evento. Spesso molte grandi idee cadono nel dimenticatoio perché il team che originariamente l’hanno inventate ha dimenticato di prendere in considerazione il proprio budget prima di iniziare a pianificare.

Imposta la data  

La data potrebbe essere già preimpostata per un evento ricorrente, ma se si tratta di un nuovo evento, assicurati di considerare quanto segue prima di confermare la data:

• Concediti abbastanza tempo! Idealmente, dovresti avere 4-6 mesi per pianificare, se non di più (a seconda della natura del tuo evento)
• Sii consapevole delle festività legali e religiose
• Evita i periodi di vacanza scolastica (vacanze invernali, primaverili ed estive)
• Controlla le date con i partecipanti chiave: relatori, relatori, ospiti VIP, ecc.

Dopo aver impostato la data (e aver già delineato il budget), puoi iniziare subito a prenotare qualsiasi personale esterno (come i catering) di cui hai bisogno.

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Se stai organizzando un grande evento, c’è da aspettarsi e da augurarsi che vi sia molto afflusso di pubblico. Per questo è essenziale organizzare delle strutture che siano capaci di farlo defluire bene soprattutto, ad esempio, in momenti centrali quali quello dell’ingresso. Qui diventa essenziale fare riferimento a un buon servizio di vendita colonnine segnapercorso online come quello offerto da Tenditop: troverai una vasta gamma di prodotti tra cui scegliere, che potrai ordinare comodamente online per assicurare una marcia in più al tuo evento di successo.